Huishoudelijk reglement

Artikel 1.
De vereniging heeft ten doel het damspel te bevorderen door het op aangename wijze te beoefenen, wedstrijden te organiseren en verder alles te betrachten wat nuttig en nodig is ter verhoging van het spelpeil.

Artikel 2.
Lidmaatschap De vereniging bestaat uit:

1. gewone leden
2. recreatieleden
3. jeugdleden
4. ereleden
5. leden van verdienste
6. donateurs (-trices)

Artikel 3.
Gewone leden zijn personen, die de leeftijd van 20 jaar hebben bereikt en, al dan niet na ballotage, door de vereniging en door de KNDB als leden zijn aanvaard.

Artikel 4.
Jeugdleden zijn zij die de leeftijd van 20 jaar nog niet hebben bereikt.

Artikel 5.
Jeugdleden hebben vanaf 16 jaar actief stemrecht en vanaf 18 jaar ook passief stemrecht.

Artikel 6.
Ereleden zijn zij, die naar aanleiding van hun grote verdiensten voor het damspel in het algemeen of voor de vereniging in het bijzonder als zodanig door de algemene ledenvergadering zijn benoemd met ten minste 3/4 der uitgebrachte stemmen. Zij zijn vrij van contributie, dienen op alle ledenlijsten te worden vermeld en hebben het recht, alle bestuursvergaderingen bij te wonen waarop zij dan een adviserende stem hebben. Verder bezitten zij ook alle rechten van gewone leden.

Artikel 7.
Voor leden van verdienste geldt hetzelfde als voor ereleden met dien verstande, dat zij niet zijn vrijge-steld van contributie. Behoudens zij die zich langer dan 25 jaar hebben ingezet, zal in het algemeen het erelidmaatschap slechts worden aangeboden aan personen, die niet meer actief aan het damleven deelnemen, terwijl aan hen, die nog volledig actief zijn, het lidmaatschap van verdienste kan worden verleend. De algemene vergadering heeft de mogelijkheid een lid van verdienste later tot erelid te benoemen.

Artikel 8.
Donateurs (-trices) zijn zij, die uit sympathie voor het streven van de vereniging, elk jaar een zeker bedrag in de kas storten. Zij ontvangen het clubblad en zijn gerechtigd alle clubavonden en ledenvergaderingen te bezoeken, doch zijn niet stemgerechtigd, en mogen niet in officiële wedstrijden uitkomen.

Artikel 9.
Het lidmaatschap is bindend voor tenminste 1 verenigingsjaar. Bij beëindiging van het lidmaatschap dient de secretaris hiervan voor l juni schriftelijk in kennis te worden gesteld bij in gebreke blijven waarvan het lidmaatschap automatisch met een jaar wordt verlengd en men over deze termijn wederom contributie verschuldigd is. Het bestuur kan in bijzondere gevallen ontheffing van deze bepaling verlenen.

Artikel 10.
Contributie. De contributie wordt vastgesteld bij besluit van de algemene ledenvergadering. Het bestuur stelt de wijze van betaling vast. De contributie is verschuldigd over de gehele termijn, zoals in artikel 9 bepaald.

Artikel 11.
Leden, die tijdelijk of blijvend onmachtig worden hun contributie te voldoen, kunnen door het bestuur gehandhaafd worden tegen betaling van een geringer bedrag, zonder dat het bestuur verplicht is hun namen openbaar te maken. Deze vermindering geschiedt telkens voor de tijd van ten hoogste l jaar.

Artikel 12.
Royement Zodra een lid drie maanden of langer een contributie achterstand heeft, moet de penningmeester hem daarop schriftelijk attenderen. Indien het betrokken lid na waarschuwing, niet aan zijn verplichtingen voldoet, heeft het bestuur het recht hem te royeren. Elk royement wordt schriftelijk doorgezonden aan de besturen van de KNDB, de PNHDB en gepubliceerd in 't Haarlemmertje.

Artikel 13.
Het bestuur heeft het recht een lid te schorsen, doch heeft de plicht hiervan op de eerstvolgende vrije clubavond verantwoording aan de leden af te leggen; bedoeld wordt een clubavond zonder bezoek van buitenstaanders.

Artikel 14.
Ereleden en leden van verdienste kunnen door de algemene ledenvergadering van hun titels worden ontheven, alsmede van hun rechten vervallen verklaard, indien zij opzettelijk de vereniging zouden schaden.

Artikel 15.
Bestuur Het bestuur wordt gekozen door de algemene ledenvergadering en bestaat minimaal uit: voorzitter, secretaris en penningmeester. Bij een groter bestuur komen daar de functies van jeugdleider (of jeugdcoördinator), wedstrijdleider en algemeen adjunct bij. Allen worden hoofdelijk en in functie gekozen.

Artikel 16.
Elk jaar treden één of twee bestuursleden volgens rooster af en zijn terstond herkiesbaar. Wordt een bestuursvacature tussentijds vervuld, dan treedt de nieuw gekozene af op het tijdstip waarop degene, die door hem vervangen wordt zou hebben moeten aftreden.

Artikel 17.
De voorzitter leidt de vergaderingen en zorgt voor handhaving van de statuten en reglementen. Bij ontstentenis wordt hij vervangen door een der bestuursleden. In de "taakomschrijving bestuursleden HDC" wordt zijn functie nader uitgewerkt.

Artikel 18.
De secretaris zorgt voor een uitvoerig jaarverslag en alle werkzaamheden die kunnen worden geacht te behoren tot de werkzaamheden van een secretaris. Hij werkt voorts ten nauwste samen met de andere bestuursleden. De besluiten die in de vergaderingen worden genomen, worden door de secretaris of door een ander daartoe aangewezen lid, duidelijk omschreven. In de "taakomschrijving bestuursleden HDC" wordt zijn functie nader uitgewerkt.

Artikel 19.
De penningmeester beheert en belegt de gelden, hij tekent alle stukken, die hierop betrekking hebben en dient elk jaar bij de algemene ledenvergadering een jaarverslag in, alsmede een begroting voor het komende jaar. Voorts is hij belast met het verstrekken van een driemaandelijks overzicht van de financiën aan het bestuur. In de "taakomschrijving bestuursleden HDC" wordt zijn functie nader uitgewerkt.

Artikel 20.
De wedstrijdleider stelt de roosters voor de onderlinge wedstrijden samen, ziet er op toe, dat de leden regelmatig hun onderlinge wedstrijden spelen, deelt de teams in en zorgt voor alles, wat maar enigs-zins het terrein van de wedstrijdleiding bestrijkt. In de "taakomschrijving bestuursleden HDC" wordt zijn functie nader uitgewerkt.

Artikel 21.
De jeugdleider (jeugdcoördinator) houdt zich in het bijzonder bezig met het werven van jeugdleden alsmede met de opvang, begeleiding en training van deze jeugdleden. Hij brengt jaarlijks verslag uit aan de algemene ledenvergadering omtrent zijn activiteiten. In de "taakomschrijving bestuursleden HDC" wordt zijn functie nader uitgewerkt.

Artikel 22.
De algemeen adjunct is belast met het beheer van het materiaal en de bibliotheek van de HDC en zal zo nodig de overige functionarissen bij bijzondere activiteiten assisteren. In de "taakomschrijving bestuursleden HDC" wordt zijn functie nader uitgewerkt.

Artikel 23.
De jaarlijkse algemene ledenvergadering benoemt uit haar midden een commissie van drie personen, welke commissie gehouden is op de eerstvolgende algemene ledenvergadering verslag uit te brengen van haar bevindingen omtrent het beheer van de penningmeester, na goedkeuring waarvan aan deze functionaris decharge wordt verleend. Deze kascommissie kan te allen tijde inzage in de boeken en bescheiden van de penningmeester verlangen en kan de penningmeester gevraagd of ongevraagd van advies dienen. De leden van deze commissie worden gekozen voor de tijd van drie jaar. Elk jaar treedt één hunner af en is niet terstond herkiesbaar. In deze kascommissie mogen geen bestuursleden zitting hebben.

Artikel 24.
Een maal per week, zo nodig twee maal wordt bijeengekomen teneinde het damspel te kunnen beoefenen en wel op maandagavond, eventueel op een nader te bepalen avond. De clubbijeenkomsten beginnen om 19.00 uur, vanaf 19.30 uur starten de wedstrijden die door de wedstrijdleider voor die avond zijn vastgesteld.

Artikel 25.
De vereniging onderscheidt drie soorten van vergaderingen en wel: bestuursvergaderingen, jaarlijkse algemene ledenvergaderingen en buitengewone algemene ledenvergaderingen.

Artikel 26.
Tenminste eenmaal per vier maanden wordt een bestuursvergadering gehouden. Op elke bestuurs-vergadering wordt datum en plaats van de eerstvolgende bestuursvergadering vastgesteld. Mocht tussentijds een bestuursvergadering noodzakelijk blijken, dan wordt de datum hiervan door de voor-zitter vastgesteld, waarna de secretaris tenminste drie dagen voor deze datum zijn medebestuurders hiervan in kennis stelt.

Artikel 27.
Bestuursleden, die drie achtereenvolgende bestuursvergaderingen hebben verzuimd zonder gegronde redenen en/of kennisgeving, kunnen voor de uitoefening van hun bestuurlijke taak worden geschorst.

Artikel 28.
Zo mogelijk wordt op de derde maandag in de maand juni de jaarlijkse algemene ledenvergadering gehouden, waarop door de secretaris, de penningmeester, de wedstrijdleider, de jeugdleider en de algemeen adjunct verslag wordt uitgebracht. De agenda voor elke vergadering dient tenminste veertien dagen tevoren in het bezit der leden te zijn.

Artikel 29.
Op schriftelijk verzoek van tenminste vijf leden is het bestuur verplicht een buitengewone algemene ledenvergadering te beleggen. Het bestuur schrijft verder buitengewone algemene ledenvergaderingen uit zo vaak het zulks noodzakelijk acht.

Artikel 30.
Op alle vergaderingen moet de presentielijst door elk der aanwezigen worden getekend. Een verga-dering krijgt dan pas besluitkracht, indien tenminste de helft plus een der stemgerechtigde leden aanwezig is.

Artikel 31.
Over personen wordt schriftelijk en over zaken mondeling en, zo dat wordt verlangd, schriftelijk gestemd.

Artikel 32.
Bij alle stemmingen, waarvan in de statuten of de reglementen niet uitdrukkelijk anders is bepaald, beslist de meerderheid der uitgebrachte geldige stemmen. Blanco stemmen tellen hierbij niet mee.

Artikel 33.
Bij staking van stemmen over spoedeisende gevallen beslissen de aanwezige bestuursleden, mochten ook dan de stemmen staken dan beslist de voorzitter. In andere gevallen wordt de beslissing tot de eerstvolgende vergadering uitgesteld; indien de stemmen dan opnieuw staken is het voorstel verworpen.

Artikel 34.
Bij verkiezing van een functionaris wordt, indien bij eerste stemming niemand de meerderheid op zich verenigd heeft herstemming gehouden tussen de twee personen, die de hoogste stemaantallen hebben verkregen. Indien daarna de stemmen staken beslist de voorzitter.

Artikel 35.
Tijdens een algemene ledenvergadering kan een der leden schriftelijk een amendement op een voorstel indienen, dat door tenminste 5 andere leden wordt ondertekend. Zo'n amendement dient bij voorrang te worden behandeld.

Artikel 36.
Slechts op een algemene ledenvergadering kunnen veranderingen in het huishoudelijk reglement, mits niet in strijd met de statuten, worden aangebracht. Zodanige voorstellen mogen in deze vergadering alleen worden behandeld, indien deze in de agenda vermeld zijn of indien de meerderheid van de op de vergadering aanwezige leden zulks wenst.

Artikel 37.
Ieder lid kan een voorstel tot reglementswijziging indien en mits zulks tenminste veertien dagen voor een te houden algemene ledenvergadering wordt gedaan.

Artikel 38.
In alle gevallen waarin het huishoudelijk reglement en de statuten niet of niet voldoende voorzien, beslist het bestuur.
Aldus vastgesteld in de algemene ledenvergadering van de Haarlemse Damclub 23 juni 2003, waarop tot aanpassing van dit huishoudelijk reglement werd besloten.